W rządzie trwają prace nad projektem dotyczącym nowelizacji Kodeksu pracy uzupełnionego o pracę zdalną. Co się zmieni i jakie obowiązki nałożą nowe regulacje na pracodawców, a jakie na pracowników?
Joanna Cur
Prawniczka specjalizująca się w prawie pracy, na co dzień prowadzi szkolenia z tej tematyki
Czym będzie się różniła praca zdalna po nowelizacji Kodeksu pracy od pracy zdalnej, którą obecnie reguluje specustawa wprowadzona podczas pandemii COVID-19? Jak pracodawca będzie mógł tę nową pracę zdalną wprowadzić w organizacji?
Praca zdalna uregulowana w specustawie zakłada wykonywanie obowiązków poza stałym miejscem pracy w ramach tzw. polecenia pracodawcy. Projekt zmian do Kodeksu pracy te kwestie reguluje odmiennie. Zasadą ma być porozumienie, a nie polecenie. Co ważne: pracę zdalną będzie można wykonywać z dowolnego, wskazanego przez pracownika miejsca, jednak to miejsce będzie musiało być każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Proponowana nowelizacja zakłada konieczność uregulowania pracy zdalnej na podstawie porozumienia pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową lub regulaminu ustalonego przez pracodawcę. Pracodawca będzie mógł również zdecydować się na podpisanie indywidualnych porozumień z pracownikami, w których określi najważniejsze zasady dotyczące pracy zdalnej.
Niezależnie czy praca zdalna w danej firmie będzie odbywała się na zasadzie porozumienia z zakładową organizacją związkową, czy też pracodawca ustali regulamin pracy zdalnej, w jednym z tych dokumentów pracodawca będzie musiał określić zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej, zasady porozumiewania się pracownika z pracodawcą, potwierdzania obecności, kontroli w pracy zdalnej oraz zasad instalacji sprzętu powierzonego do pracy zdalnej.
Czy będą np. grupy uprzywilejowanych wśród pracowników, którzy będą mogli ją realizować na innych zasadach?
Do tzw. grup uprzywilejowanych będą należeli następujący pracownicy: pracownice w ciąży, pracownicy opiekujący się dziećmi do lat 4, pracownicy, którzy mają dzieci z wadami letalnymi oraz pracownicy sprawujący opiekę nad członkami najbliższej rodziny, którzy posiadają orzeczenie o niepełnosprawności (dotyczy dzieci) lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności (dotyczy dorosłych).
Czy narzędzia do pracy zdalnej nadal będzie musiał zapewnić pracodawca? Co z ekwiwalentem, o którym tak dużo się mówi?
Rolą pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi niezbędnych narzędzi i materiałów do wykonywania pracy zdalnej. Jeśli jednak pracownik po uzgodnieniu z pracodawcą zapewni je sobie samodzielnie, pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu/ryczałtu. Co ważne, pracodawca będzie musiał pokryć koszty nie tylko narzędzi i materiałów, ale również koszty związane z ich instalacją, eksploatacją, serwisem i konserwacją, a także np. energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych. Na te rozwiązania czeka wielu pracowników.
Po nowelizacji przepisów pracodawca ma mieć możliwość kontrolowania pracownika w pracy zdalnej. Jak to ma wyglądać w praktyce?
Według projektu ustawy pracodawca będzie miał możliwość (nie będzie to jego obowiązek, a prawo) przeprowadzania kontroli: wykonywania pracy zdalnej przez pracownika w domu, warunków bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Proponowane przepisy zakładają, że termin kontroli będzie musiał być uzgodniony z pracownikiem, a kontrola odbywać się będzie w godzinach pracy pracownika i dotyczyć tylko pomieszczeń, w których realizowane są obowiązki zawodowe. W projekcie znajdują się też zapisy, że podczas kontroli pracodawca nie może utrudniać korzystania z pomieszczeń ani pracownikowi, ani innym domownikom, a także nie może naruszać prywatności pracownika oraz miru domowego. Jeśli podczas kontroli pracodawca zauważy uchybienia, będzie miał dwie możliwości: będzie mógł wezwać pracownika do usunięcia ich w wyznaczonym terminie lub cofnąć zgodę na pracę zdalną.
Projekt nowelizacji Kodeksu pracy wprowadza nieznaną dotychczas tzw. okazjonalną pracę zdalną. Co to oznacza?
Zgodnie z projektem ustawy pracownik będzie mógł wnioskować o tzw. pracę zdalną okazjonalną w te dni, w których standardowo powinien pracować stacjonarnie. Zakłada się, że będą to maksymalnie 24 dni kalendarzowe w roku, przy czym praca będzie wymagała uzyskania zgody pracodawcy. Co ważne, jeżeli pracownik zdecyduje się na nią, nie będzie mu przysługiwał zwrot kosztów za te konkretnie dni okazjonalnej pracy. Należy jednak pamiętać, że zarówno kwestie dotyczące okazjonalnej pracy zdalnej, jak i wszystkie powyższe rozwiązania, mogą jeszcze ulec modyfikacjom, gdyż prace nad projektem ustawy nadal trwają.